Új jelszó kérése
Új jelszó kérése
Összehasonlítás
Toplista

Fizetési megoldás
Házhozszállítás

Termék részletek


Köves Tamás A rendezvényszervezés ABC-je II. Kongresszusszervezés MOBI e-könyv

ÚJ
Köves Tamás A rendezvényszervezés ABC-je II. Kongresszusszervezés MOBI e-könyv

TARTALOM

Rövid szakmai önéletrajz
Előszó
I. A kongresszusszervezés gyakorlata
II. Alapfogalmak
III. Kik rendeznek kongresszusokat és miért?
IV. Kongresszusok pályázata és elnyerése
V. A kongresszusi pályázás folyamata
VI. Teendők elnyert kongresszus esetén
VII. Kongresszus-marketing
VIII. Kongresszusok gyakorlati szervezése
IX. Nyomdai anyagok
X. Költségvetés készítése, részvételi díj megállapítása
XI. A kongresszus
XII. Záró gondolatok
Köszönetnyilvánítás

  • 7. EGYÉB KONGRESSZUSI KÖLTSÉGEK

    Ezek a tételek a legzűrösebb részei a költségvetésnek.
    Az „egyéb” szó már sugallja, hogy minden olyan költségelemet, ami nem illik bele valamelyik fent említett tételbe, azt ide tervezzük. A zavart ennél a tételnél a Szervező Bizottság és a PCO érdekei közötti különbségek okozhatják. A Szervező Bizottság elsődleges érdeke a szakmai siker és a presztízs győzelem, azaz, hogy „Minél több résztvevő legyen, és nagyon elégedett kongresszusi résztvevők, azt mondhassák: Soha ilyen jól sikerült kongresszus nem volt még!”
    A PCO is örül a sok résztvevőnek, de nem azon az áron, hogy olyan alacsonyan határozza meg a részvételi díjat, hogy abból nem tudják fedezni a költségeket. A PCO is sikeres kongresszust szeretne, de ő nem csak az erkölcsi sikerért dolgozik, hanem az anyagi sikerért is. Abban a PCO is boldogan egyetért, hogy a legszebb mondat, amit egy résztvevő szájából hallhatnak az az, hogy „Soha ilyen jól sikerült kongresszus nem volt még.”
    Régi rendezvényszervezői mondás, hogy „Egy rendezvényszervezőnek nincs nagyobb öröm, mint látni az elégedetten távozó vendég hátsó felét!”
    Egyszóval bizonyos kérdésekben kibékíthetetlen ellentét van a PCO sikerfelfogása és a Szervező Bizottság sikerfelfogása között. Ez az ellentét ebben a költségvetési tételben csúcsosodik ki, hiszen ide kerülnek be azok a döntések, amelyek ellentétes érdekeken alapulnak. Nézzük sorjában, milyen költségek tartoznak ebbe a fejezetbe!

    a.) Szervező Bizottság üléseinek költségei a kongresszus előkészítése során.
    Abban az esetben ha a szakmai szervezetnek vagy a PCO-nak nincs olyan tárgyaló terme, ahol a Szervező Bizottság rendszeres üléseit meg lehet tartani, akkor bérelni kell egy helyszínt, aminek költségei vannak. Egy világkongresszus esetében a gyakorlat az mutatja, hogy ha 3 éves előkészítési ciklust veszünk alapul, akkor 3 évvel a kongresszus előtt negyedévenkénti ülések szükségesek, 2 éven belül már 2 havonta ülésezik a bizottság és az utolsó évben az a szerencsés, ha havi rendszerességgel vannak a Szervező Bizottsági ülések.
    Ez összesen 22 ülést jelent. A kongresszus befejezésekor van még egy ülés, ez a végső találkozó, amikor a PCO és a Szervező Bizottság elfogadja az elszámolást, majd lezárják az együttműködést.
    Így összesen 24 üléssel kell számolnunk.
    Ennek a 24 ülésnek nagyon változó az időtartalma. Az első két évben a napirendi pontok egy két óra alatt elintézhetők. Így ezeken az üléseken vendéglátásként elegendő a kávé, az üdítő ital, és pogácsa.
    Az utolsó évben, a havi rendszerességgel megtartott ülések már jóval hosszabbak, főleg abban az esetben, ha az elnök nem elég határozott egyéniség, aki mederben tudja tartani az ilyenkor előforduló parttalan vitákat. Ekkor már sok esetben szendviccsel is kiegészül a fenti kínálat.
    Így tehát ebben a tételben az alábbi költségelemek jelennek meg:
    - a Szervező Bizottsági ülések helyszínének bérleti díja
    - és a vendéglátás költsége.

    b.) A következő költség szintén kapcsolódik a Szervező Bizottság működéséhez, de ez már inkább a nemzetközi szervezet döntésének a gazdasági következménye. A nemzetközi szervezet a helyszínt eldöntő pályázat kiírásában néhány fontos kérdést tisztáz, amit a helyi szervezeteknek, akik végül benyújtják a pályázatot, el kell fogadniuk.
    Ilyen kiírásban szereplő összeg lehet a Nemzetközi Szervezet jutaléka.
    Ebben különböző szervezetek, különböző álláspontot képviselnek.
    Van olyan nemzetközi szervezet, ahol a kiírásban szerepel, hogy a szervezés és a finanszírozás közös. Ez azt jelenti, hogy a nemzetközi szervezet és a pályázó szervezet közösen fedezi a költségeket, és az elszámolás után megmaradó nyereségen is osztoznak. Van, amikor ennek az együttműködésnek tagja a PCO is (főleg ahol a nemzetközi szervezet mellett működik egy CORE-PCO). Ilyenkor a szerződés három fél között jön létre, és a szerződésben foglaltak alapján egyeznek meg a finanszírozásról, illetve eszerint osztják el a nyereséget is.
    Létezhet olyan megoldás, amikor fix összeget (per/fő összeget) állapít meg a Nemzetközi Szervezet.
    Olyan szerződés is elképzelhető, ahol a Nemzetközi Szervezet lemond a rendezés jogáról a pályázó szakmai szervezet javára, aki ebben az esetben maga finanszírozza a kongresszust, de a nyereség is őt illeti meg. (Példánkban a FDI vagyis a World Dental Federation /Fogorvosok Világszervezete/ lemond a rendezés jogáról, így annak teljes költsége a Magyar Fogorvosok Társaságát terheli, és a nyereség is őt illeti meg.) Ebben az esetben csak a szakmai kérdésekben kér tájékoztatást a nemzetközi szervezettől, ám teljes joggal felruházva a Szervező Bizottság dönt gazdasági kérdésekben.
    Ha a Nemzetközi Szervezet tagot delegál a Szervező Bizottságba, akkor annak tisztázni kell az igen jelentős költségvonzatát - utazási költség, szállásköltség, étkezési költség - és ezt a költséget is ebbe a tételbe tervezzük.
    A gyakorlat azt mutatja, hogy amennyiben a rendezés jogát a nemzetközi szervezet teljes mértékben átadja a Szervező Bizottságnak, az akkor is beszámolási kötelezettséggel tartozik: azaz évente két alkalommal be kell számolnia a Szervező Bizottság elnökének, egyszer a nemzetközi szervezet elnöksége előtt, és évente egyszer egy delegáció érkezik a kongresszusi városba, hogy a helyszínen győződhessenek meg az előkészítésről. Ezeknek a találkozóknak a költségeit (utazás, szállás, étkezés) ugyancsak a kongresszus költségvetésének kell fedeznie.

    c.) Ennek a költségvetési fejezetnek az egyik legmagasabb összegű tétele a kongresszus meghívottjainak (VIP vendégeinek) a költségei. Ezt a PCO és a Szervező Bizottság közötti szerződésben kell a szervezés során előre tisztázni. Ez is olyan tétel, amit általában nagy vita övez. Érthető, hiszen a szakmai szervezetnek az az érdeke, hogy minél több VIP-vendéget tudjon térítésmentesen meghívni a kongresszusra. A PCO eközben csak a kiemelkedően nagy költségtételeket látja, és emellett azt tapasztalja, hogy ezek a költségek növelik a részvételi díjat és ezáltal veszélyeztetik a résztvevők számának alakulását. Ha nagyon magas a részvételi díj összege, akkor sokan nem tudják megfizetni a saját pénzükből és a 2008-as gazdasági válság óta a cégek és szervezetek sem vállalják a túl magas költségeket.
    Ezért van az, hogy a PCO és a Szervező Bizottság között létrejött szerződésben pontosan rögzítik a kongresszusra részvételi díjat nem fizetők számát, a szállodai éjszakákra meghívott vendégek számát, valamint az összes vendégéjszaka számát.
    Amennyiben a kongresszuson úgynevezett „meghívott előadó” (invited speaker) van, akkor ezek számát, és a részükre biztosított szolgáltatásokat is rögzíteni kell és ezek költségtényezők is ebbe a részbe kerülnek be. (Pl. utazási költség, szállásköltség, részvételi díj elengedése.)
    Mint említettem, előre meg kell hát határozni a kongresszusra vendégként meghívottak pontos számát. Ez általában nem haladhatja meg egy 300 fő alatti kongresszusnál a fizető résztvevői létszám 10%-át, míg egy 500 fő feletti kongresszus esetén a teljes fizető résztvevői létszám 5%-át. Költségvetés készítésekor ezeknek a vendégeknek a költségeit változó költségekkel kell számolnunk, mert tényleges kifizetések tartoznak a meghívásokhoz. (Ha a meghívott vendégnek fizetjük a részvételi díját, akkor meg kell kapnia a részvételi díjba tartozó kongresszusi anyagokat, ebédjegyeket, kávéjegyeket, részt vesz a nyitófogadáson és záró banketten, használja a transzfereket stb.)

    d.) Egy olyan költségvetési tételről is érdemes beszélni az „egyéb kongresszusi költségeknél”, amelyik viszonylag ritkán szerepel a költségvetésben, de azért világkongresszusok esetén előfordulhat. A Szervező Bizottság gyakran ódzkodik ennek az összegnek a tervezésétől, mert ez a Szervező Bizottság saját jutalmazási kerete. Ez a tétel a kongresszus végével átadandó pénzjutalmakat, vagy ajándéktárgyak beszerzését tartalmazza, hiszen a Szervező Bizottságok tagjai társadalmi munkában, tiszteletdíj nélkül, a szabadidőjük feláldozásával dolgoznak 3-4 évig a sikeres kongresszus létrejöttén. Ugyanakkor az előre betervezett jutalmazási keret megemeli a részvételi díjat, és ezért problémát okozhat a tervezése. A gyakorlatban inkább az a jellemző, hogy a jutalmak adását az elszámolás utánra - a nyereség összegének tudatában - oldják meg a Szervező Bizottságok elnökei. Ilyenkor valamilyen szerződés alapján, utólag kifizetnek egy bizonyos összeget a szervezésben résztvevő tagoknak, vagy pedig közös utazással jutalmazzák a bizottságot. Sokszor előfordul az a megoldás is, hogy a nyereség terhére a következő kongresszuson vehetnek részt a tagok, és a részvételt a szakmai szervezet fizeti ki a számukra.

    e.) A legnagyobb kakukktojást az „egyéb költségeken” belül a kongresszusi programok műsorköltségei jelentik.
    Ebben a költségvetési tételben szerepel a nyitófogadás művészeinek tiszteletdíja, valamint az összes színpadi és technikai költség. Az ünnepélyes megnyitón közreműködő művészek díja, és a teljes bankett programjának költsége.

    Nézzük meg, hogyan fest ez a tétel a Fogorvos Világkongresszus költségvetésében:

  • Cikkszám
    9789634743651
    Státusz
    ÚJ    
Webáruház készítés